杨凌职业技术学院审计档案管理办法

杨职院发〔2023〕235号

第一章 总则

第一条为了进一步规范学校审计档案管理工作，提高审计档案质量，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国档案法》《杨凌职业技术学院内部审计工作实施办法》《杨凌职业技术学院档案管理办法》等相关法律法规和制度规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称审计档案是指学校审计处和审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条本办法所称审计档案管理是指学校审计处对应纳入审计档案的材料（以下简称审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第二章 基本要求

第四条审计项目实施结束后，应当及时收集审计档案材料，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目、组卷、定期归档。

第五条立卷时，应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷的原则。应当坚持谁审计、谁组卷的原则，做到审结卷成、定期归档。应当按审计项目立卷，不同审计项目不得合并组卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度归档。

第六条审计档案质量的基本要求是，应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

第三章 审计档案归档范围与排列

第七条审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

第八条审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的联系，以审计报告相关内容需要为依据，收集鉴定和保存需要归档的审计档案材料，并整理形成审计档案。

第九条审计档案材料主要包括以下几类：

（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计查询单、取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见稿、被审计对象的反馈意见、审计整改报告等；

（四）备查类材料：审计项目回访单、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十条审计档案材料应当按下列四个单元排列：

（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十一条审计档案内每组材料之间的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第四章 纸质档案编目、装订与移交

第十二条纸质审计档案主要包括下列要素：

案卷封面；卷内材料目录；卷内材料；案卷备考表。其中，案卷封面应当采用硬卷皮封装；卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；卷内材料应当逐页注明顺序编号；案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

第十三条纸质审计档案的装订应当符合下列要求：

（一）拆除卷内材料上的金属物；

（二）破损和褪色的材料应当修补或复制；

（三）卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

（四）卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

（五）卷内材料一般不超过200页装订。

第十四条立卷人应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十五条立卷人完成归类整理，经部门负责人审核、档案管理人员检查后，按规定进行编目和归档，向学校档案馆办理移交手续。

第五章 电子审计档案建立与移交

第十六条审计处可以为审计项目建立电子审计档案。审计处应当确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第十七条电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。主要包括以下内容：

（一）用文字处理技术形成的文字型电子文件；

（二）用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

（三）用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

（四）用音频设备获得的声音电子文件；

（五）其他电子文件。

第十八条审计处在审计项目完成后，应当以审计项目为单位，按照归档要求，向学校档案馆办理电子审计档案移交手续，并符合以下基本要求：

（一）元数据应当与电子审计档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；

（二）电子审计档案的文件有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中记录相关信息；

（三）采用技术手段加密的电子审计档案应当解密后移交，压缩的电子审计档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子审计档案应当与其读取平台一起移交；

（四）应当将已移交的电子审计档案在审计处至少保存5年，其中的涉密信息必须符合保密存储要求。

第十九条电子审计档案移交的主要流程包括：组织和迁移转换电子审计档案数据、检验电子审计档案数据和移交电子审计档案数据等步骤。

第二十条电子审计档案的移交可采用离线或在线方式进行。离线方式是指一般采用光盘、U盘移交电子审计档案；在线方式是指通过与管理要求相适应的网络传输电子审计档案。

第二十一条电子审计档案检验合格后办理交接手续，由交接双方签字；也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

第六章 审计档案保管和利用

第二十二条审计人员将项目审计档案按要求立卷后，提交审计处档案管理员保管。审计处档案管理员按学校档案管理规定，将上年度的审计档案于次年四月底前移交学校档案馆存放管理。

第二十三条归档与纸质文件相同的电子文件时，应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系，并注明含义、保持一致。

第二十四条审计处应当按照国家法律法规和学校档案管理规定，结合自身实际需要合理确定审计档案的保管期限。

第二十五条审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。

第二十六条审计处和学校档案馆应当定期开展保管期满审计档案的鉴定工作，对不具有保存价值的审计档案进行登记造册，经双方负责人签字，并报学校负责人批准后，予以销毁。

第二十七条审计处应当建立健全审计档案利用制度。借阅审计档案，一般限定在审计处内部。

审计处以外或学校以外单位查阅或者要求出具审计档案证明的，必须经审计处负责人或者分管审计工作校领导批准，国家有关部门依法进行查阅的除外。

第二十八条损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由学校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，由司法机关依法处理。

第七章 附 则

第二十九条本办法由审计处负责解释。本办法自印发之日起执行。